16 Okt Warum-mit-Projekten-arbeiten

Warum sollst du mit Projekten arbeiten?

Grundlagen

Was ist ein Projekt. Zu diesem Thema gibt es z.B. die Normenserie DIN 69901- Teil 1-5 und viel Literatur.

Es gibt Zeitschriften LINK Projektmagazin

Einen Wikipedia Eintrag LINK

PDF zum Runterladen LINK

Es gibt agile Projekte es gibt Skrum LINK   und es gibt Kanban LINK um diese zu organisieren

Diese ganzen Theorien oder auch Grundlagen haben Ihre Berechtigung. Sind aber meines Erachtens überbewertet, wenn es um kleine bis mittlere Firmen geht. Schnell ist man überverwaltet. Wenn es dann nur darum geht ein Meeting zu halten, weil es irgendwo steht sollte man innehalten und nachdenken was das bringt.

Nicht falsch verstehen Theorie ist wichtig und kann einem auch helfen. Dies soll aber nicht mein Thema sein. Ich möchte aus der Praxis für die Praxis erzählen und wie DieProjektsoftware helfen kann.

Definition Projekt LINK 

Der Maschinen- Anlagenbauer

Du bist Maschinenbauer und fragst dich was Soll das? mit Projekten arbeiten, wo liegt der Vorteil?

Wenn Du Sondermaschinen- oder Anlagenbauer bist kommt dir die Begriffe vielleicht bekannt vor willst Du Maschinenbauer werden solltest Du dir die Grafik genau anschauen. Was ein Projekt definiert ist genau das was man im Sondermaschinen- Anlagenbau macht.

Komplex | Viele Bauteile verschiedene Verfahren.

Begrenzte Ressourcen | Es gibt eine Kalkulation, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung nichts ist begrenzender wie ein Angebot.

Zeitlich abgegrenzt | Es gibt einen Liefertermin.

Ziel Ergebnis | Es gibt durch das Angebot und ein Pflichten oder Lastenheft eine klare Zielbeschreibung.

Neuartig | Wenn auch nicht immer alles so ist doch meist ein großer Teil der Maschine – Anlage neu. Eine Sondermaschine oder Verfahrenstechnische Anlage ist immer neu weil sie speziell auf eine Aufgabe zugeschnitten ist.

Teamarbeit | Maschine besteht meist aus Mechanik, Elektrik, Software, Dokumentation usw.

Wenn Du Maschinen- Anlagen baust 

Nachdem wir klargestellt haben das der Maschinen- Anlagenbauer („an sich“, „aus sich heraus“) perse ein Projekt darstellt gibt es doch eigentlich keinen Grund nicht auch zu sagen man arbeitet Projektbezogen.

Die Große Klammer

Der große Vorteil vom Projekt ist es eine Klammer um eine abgegrenzte Aufgabe zu ziehen. Damit kann ich viele Dinge viel einfacher steuern. Ich kann meinen Einkauf meine Stunden und alle meine Dokumente einem Projekt zuordnen und somit diese auch nachverfolgen.

Im Maschinen- Anlagenbau (MA.) beginnt das Projekt nicht mit Auftrag. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen das viele Projekte bis zum Auftrag u.U. Jahre dauern. Ich will nicht sagen das dies die Regel ist es ist aber auch nicht ungewöhnlich.

Oft werden Dinge budgetiert die dann nach Finanzierung und Freigabe der Geschäftsleitung vergeben werden. Oft wird dann auch während eines laufenden Projekts die Anforderungen erweitert oder angepasst. Nachfolgend einige Beispiele, die sich in ein Projekt einfügen und genau diese kann man in DieProjektsoftware abbilden.

Kalkulation

Die Kalkulation LINK ist die Basis hier fängt alles an. Nur eine saubere klare Kalkulation ermöglicht eine Nachvollziehbarkeit wo man in dem Projekt liegt und ob man im Kostenrahmen ist. Wichtig ist auch die Möglichkeit das mehrerer Personen eine Kalkulation einsehen können und ganz klar von der gleichen Basis ausgehen. Hier ist ein Excel oder Word Datei nicht gut, da es viel zu leicht ist grundlegende Fehler zu machen. Hier benötigt man eine Datenbank mit einem speziell für die Kalkulation zugeschnittenen Oberfläche.

Es muss die Möglichkeit geben Angebot abzuspeichern und neue Versionen zu erstellen. Man muss Zwischensummen bilden können. Es muss möglich sein bestehende Artikel in die Kalkulation zu übernehmen. Es muss einen allgemeinen und einen Positionsbezogenen Aufschlag geben und vieles mehr (Alles das kann DieProjektsoftware.)

Angebot

Das Angebot sollte immer direkt aus der Kalkulation entstehen. Somit besteht die Sicherheit das bei Anpassungen oder Mengenänderungen nichts vergessen wird und alle von den gleichen Daten ausgehen.

Auftrag

Hat der Kunde dem Angebot zugestimmt sollte aus dem Angebot – Kalkulation ein Auftrag werden der Auftrag sollte alle Positionen und Punkte aus dem Angebot übernehmen und dem Planer die Möglichkeit geben alle notwendigen Dokumente für den Kunden zu erstellen. Das sind: Auftragsbestätigung , Lieferschein, Rechnung.

Es sollte auch Möglichkeiten geben in einem Projekt mehrerer Aufträge an zu legen. Konkretes Beispiel: Sie haben einen Auftrag für einen speziellen Verpackungsautomaten während der Projektierungsphase kommt der Kunde mit dem Wunsch ein zweites Bediengerät für die Anlage zu beauftragen. Ein solcher Auftrag gehört ganz klar zu dem Projekt und benötigt auch eine Auftragsbestätigung, Lieferschein und eine Rechnung.

Einkauf Beschaffung von Teilen

Ganz klar müssen für jedes Projekt Teile angefragt und eingekauft werden. Dieser Vorgang gehört ganz klar zu dem Projekt nur durch möglichst zeitnahe Erfassung von tatsächlichen Kosten ist es möglich den Überblick zu bekommen. Zusätzlich kann ein schneller Einkauf und Beschaffung die Projektkosten auch senken. Zeit ist Geld das gilt auch (und gerad) im Projekt.

Dokumentation

Aus der Liste der eingekauften Artikel kann ohne weitere Arbeit eine Ersatzteilliste erstellt werden. Dies Ersatzteilliste ist eine grundlegende Anforderung der Dokumentation.

Ersatzteile

Der Ersatzteilverkauf ist ein wichtiger Geschäftsbereich im Maschinen- Anlagenbau. Ersatzteilverkauf kann nur dann funktionieren wenn man vernünftige Artikelnummern hat und diese auch wiederfindet. Das ist ein essenzieller Einsatz für eine Datenbank. Auch der Ersatzteilverkauf gehört zu dem Projekt. DieProjektsoftware hilft hier. Um dies noch weiter zu optimieren arbeiten wir an unserem Webshop für den Ersatzteilverkauf. Das kann nochmal der Umsatz erhöhen.