04 Jan Kalkulation im Sondermaschinenbau

Mit der Kalkulation fängt alles an

Kalkulation schnell, einfach und nachvollziehbar erstellen. Aus der Kalkulation direkt ein Angebot erstellen (Maschinenbau, Anlagenbau, Ingenieurbüro). Mit der Kalkulation legst du die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Was ist an einer Kalkulation – Angebot im Maschinen – Anlagenbau anders? Was ist der Unterschied wenn ich z.B. ein Auto kaufe? Tesla hat es vorgemacht und den Autokauf auf einen anderen Level gehoben mit 5 Klicks ist das Auto bestellt.

Kalkulation im Maschinenbau (Sondermaschinenbau) oder auch im Projektgeschäft. Man verkauft meist nicht ein konkretes Stück Maschine! Man verkauft eine Lösung. Der Kunde will eine Lösung für seine Aufgabe haben und nicht eine Ansammlung von Teilen. Ausnahme sind Ersatzteile aber dafür gibt es unseren Ersatzteil  PS-WebShop.

Kalkulation Abgrenzung

Unter Sondermaschinenbau verstehe ich Maschinen die in kleinsten Stückzahlen und individuell oder zumindest angepasst für den Kunden geplant und gebaut werden. Hier besteht eine große Herausforderung weil man erfahrungsgemäß meist nur eine Chance hat, der Einkäufer argumentiert zwar immer gern wenn Sie mal eine Maschine gebaut haben planen wir noch x Maschinen zu kaufen. Das ist nach meiner Erfahrung eher selten. Man sollte so kalkulieren das bei einem Stück die Marge gegeben ist. Ersatzteile und Serienaggregate sind ausgenommen weil hier klare Grenzen vorliegen und man über die Stückzahl u.U. anders kalkulieren kann.

Plan zur Kalkulation im Sondermaschinenbau

Ich versuche Ihnen ein System zu erklären wie ich/wir es machen. Fast 30 Jahre Erfahrung und viele Projekte später. Wenn Du es anders machst kann das auch gut sein.

Man sollte das Angebot in Funktionsgruppen aufteilen (untergliedern). Hier hilft die Positionskennzeichnung Kennzeichnung der Zeile, in der ProjektSoftware beginnt jede Zeile mit einer Kennzeichnung. Die Positionskennzeichnung erfüllt verschiedene Aufgaben
1) Gruppierung
2) Sortierung
3) Zwischensummen

Durch die Positionsnummern können Positionen einfach verschoben und Gruppen gebildet werden.

Aufbau der Kennzeichnung ( TIPP immer 5 Zeichen verwenden)

[xx.00] jede Zeile mit 2×0 hinter dem Punkt ist eine Gruppenüberschrift und wird in der Kalkulation grau hinterlegt XX steht für die Gruppe
[xx.zs] berechnet eine Zwischensumme für die Gruppe
[Preis] errechnet den Gesamtpreis

1 Schritt Beschreibung der Leistung

Beschreiben Sie das Ziel der von Ihnen angebotenen Anlage und grenze Sie klar ab was Sie vom Kunden an Zuarbeit erwarten und was Sie leisten. Wir verwenden immer die Gruppe 00.00 Ziel

• Gemeinsames Ziel
  Maschine mit x Takten für eine Produktion von n im 2 Schicht Betrieb y Stück pro Stunde. Energieverbrauch .. Anschlussleistung ..
• Kundenseitig
  Du kanns auch noch z.B. 00.10 Kundenseitige Leistung verwenden, um das ganze mehr aufzugliedern.
  z.B. Baustellen Einrichtung, abladen der Aggregate, zwischenlagern, Hebezeuge, usw.

Versuchen Sie Dinge bei denen Du nicht sicher bist verbal zu Formulieren, somit hat man ein Punkt den man mit dem Kunden besprechen kann.

z.B. „Der Druckluftverbrauch beträgt  erfahrungsgemäß 10Nm³/h kann aber je nach Anwendung abweichen“.

Meine Erfahrung hat gezeigt das es bei Unsicherheiten immer besser ist diese zu formulieren. Wenn es auf Papier steht kann keiner sagen davon habe ich noch nie gehört.

2 Schritt untergliedern

Unterglieder die Kalkulation in Unterpunkte/Gruppen. Versehe sie mit Positionsnummern (siehe oben) damit Du Positionen einfügen kannst. Lasse Platz zwischen den Nummern. Überlege dir vorab ein System z.B. 10 Allgemein 20 Maschine 30 Elektrik 90 Planung 95 Dokumentation 98 Montage 99 Inbetriebnahme. Wenn du immer dein ähnliches System verwendest kannst Du ein Angebot auch leichter kopieren für einen ähnlichen Auftrag.

3 Schritt die Untergliederung mit Bauteilen

Untergliedern die Unterpunkte feiner. Beschreiben die Positionen genauer, das erfolgt am besten als freier Text. Du kannst die Hardware und die Stunden gesondert betrachten oder die Stunden/Arbeitszeit in die Positionen integrieren. Denke in Baugruppen, dass hat den Vorteil eine andere Person kann diese Baugruppen prüfen. Packen nicht zu viel in eine Position, wenn du zu viel in eine Position packen ist es schwieriger die Position zu prüfen.

4 Schritt werde konkret

Werde konkret benenne Anzahl von Z.B. Motoren, Sensoren Bilde daraus eine Einheit Motor mit Frequenzumrichter und Endschalter. Gebe Preise zu den Einzelpositionen an. Schätzen zu den Einzelpositionen Preise oder du hast Unterlagen oder Angebote von Zulieferern.

Anmerkung: Wenn du Preise einträgst sei dir bewusst: sind das Selbstkosten oder ist das der Preis den du am Ende vom Kunden verlangst. Mische das nicht. Bei Ersatzteilen hat man meist einen klaren Aufschlag bei Anlagen oder kompletten Projekten gibt es ganz andere Risiken die auch in der Kalkulation berücksichtigt werden müssen z.B. Projektmanagment, Aufbaukosten, Programmierung, Inbetriebnahme und nicht zuletzt die Dokumentation die immer umfangreicher wird. Diese Kosten hat man für Ersatzteile normalerweise nicht. Mache hierfür extra Positionen damit es auch in der Kalkulation aufgezeigt wird das diese Kosten berücksichtigt wurden.

5 Schritt kalkuliere Aufschläge

Mache Aufschläge auf die einzelnen Positionen, ich empfehle den Aufschlag positionsbezogen und pauschal zu machen. Dies hat den Vorteil das Du die Risiken der einzelnen Positionen bei der Kalkulation bewerten kannst. Wenn der Kunde eine Einzelkalkulation verlangt oder einzelne Preise möchte ist die Argumentation schlüssiger.  Wenn Du z.B. bei Fahrtkosten 50% aufschlagen gerechnet haben, so wie bei der Programmierung, kann das unprofessionell  wirken.

6 Schritt lasse die Kalkulation vom Kollegen querlesen

Geben die Kalkulation einem Kollegen oder einer Kollegin. Die Weitergabe  kann mit oder ohne Preis erfolgen, am Anfang eher ohne Preis wenn man schon sicherer ist würde ich es mit Preis machen damit man die Abschätzungen im Team plausibilisieren kann. Rede mit verschiedenen Abteilungen z.B. einem Inbetriebnehmer wie lang er das letzte mal für das Aufstellen einer Maschine benötigt hat.

7 Schritt prüfe die Positionsgruppen auf Plausibilität

Durch Zwischensummen siehst Du die Preistreiber und kannst prüfen ob man diese kleiner aufsplitten sollte und ob diese plausibel sind. z.B. Gesamtauftrag 500.000Euro Dokumentation 5.000 Euro hier würde ich ohne das Projekt zu kenne sagen da stimmt was nicht. Ähnlich kann man das bei Montage, Konstruktion, Inbetriebnahme und Programmierung machen. Irgendwie sind die meisten Zahlen prozentuell meist branchenspezifisch ähnlich.

8 Schritt nach Aufwand oder Optionen

Bringe Positionen nach Aufwand oder Optionen mit in dem Angebot unter.  z.B. Montage, Reisekosten, Unterbringung, Hotel, Verpflegung, Ersatzteilpaket usw. Dadurch hat der Kunde eine wahl und fühlt sich besser eingebunden. Erfahrungsgemäß möchte der Kunde einen Festpreis durch die Optionen kannst Du diesen dann noch anpassen.  Zusätzlich schmälerst Du im ersten Schritt das Risiko sich hier zu verrechnen. Du musst im Positionstext nur option schreiben dadurch kennzeichnest Du die Position als Option. Somit sinkt der angezeigte Gesamtpreis. Sowas ist gut für die Psyche.

9 Schritt Drucke das Angebot(PDF)

Mache aus deiner Kalkulation ein Angebot. Lese das Angebot durch so wie es der Kunde bekommt. Erscheint es schlüssig? Enthält es genug Informationen? Verzichten im Angebot auf Prosa. Ein Angebot ist ein Dokument mit dem Du die Leistung beschreibst die der Kunde bekommt. Das Angebot sollte der Kalkulation entsprechen somit ist es sicher das Sie keine Teile vergessen oder zu viel im Angebot steht, jede Position im Angebot hat einen Preis eine Ausnahme sollten nur die Gruppenüberschriften sein. Wenn Du die Anlage mehr beschreiben willst machen noch ein Powerpoint, Layoutzeichnungen, PI-Diagramm  oder eine andere Art der Werbung hier kann dann auch mehr blabla eingebaut werden.

10 Schritt schicken Sie das Angebot zum Kunden

Sende dem Kunden das Angebot als PDF. Schreibe alles in das das Angebot (PDF) nicht in eine E-Mail mit der das Angebot versenden wird. Somit kannst Du sicher sein das dein Angebot bei der Weitergabe in andere Abteilungen unverfälscht bleibt. Wenn Du Anlagen hast schreib die Auflistung in das Angebot damit es allen klar ist das es diese gibt.

Meist geht es nicht mit einem Angebot. Wenn Du zu einem Gespräch geladen wirst gehe die einzelnen Punkte des Angebots durch und passe dies gegebenenfalls an.

Wie hilft DieProjektsoftware?

Die Projektsoftware enthält ein Kalkulationsmodul speziell für den Sondermaschinenbau und ermöglicht es ein Angebot so zu erstellen wie oben beschrieben. PS  hat den Vorteil das der Rahmen vorgegeben ist und Du somit immer die Übersicht bewahrst. Gleichzeitig kannst Du auch Angebote besser vergleichen und Du kannst auf Standardartikel zurückgreifen.  Weiterhin kannst Du Zwischensummen bilden, Positionsnummern werden automatisch nach der Reihenfolge sortiert und Du kannst aus der Kalkulation ein Angebot mit Anschreiben und gleichbleibender Formatierung erstellen. Eine Prüfung durch einen Kollegen/Kollegin ist auch einfach weil Sie mit einer Datenbank arbeiten und es keine Abweichenden Versionen gibt.

Ist MS Excel eine Alternative!?

Vorweg Excel bzw. eine Tabellenkalkulation ist ein super Tool. Die Kalkulation in der Projektsoftware ist auch durch Excel entstanden. Aber mit der Zeit merkt man, dass man in Excel immer die gleichen Probleme hat.

• Sortieren der Positionen
• Angebot aus Kalkulation erstellen
• Zugriff auf Standartkomponenten
• Verrutschte Berechnungsfelder erzeugen Fehler
• Baugruppen Zwischensummen
• Mehrbenutzerfähigkeit
• Standard Artikel verwenden
• Teile bestehender Kalkulationen einfügen
• Preisaufschlag
• Unübersichtlich durch beliebige Formatierung

Deswegen ist Excel super aber zum kalkulieren ist die Projektsoftware besser.  Viel Spaß bei der Kalkulation mit PS.

Gerne führen wir die Kalkulation in PS in einer Onlinepräsentation kostenlos vor. Kontaktier uns über das Kontaktformular oder einfach Tel:+49 9621  169 3999